Banyak bentuk Standard Operating Procedure atau yang dikenal dengan singkatan S.O.P, dimana S.O.P tersebut dibuat berdasarkan kebutuhan dan tujuannya masing-masing. Dan pada dasarnya S.O.P tersebut dibuat agar tercipta suatu sistem dan aturan sebagai dasar menjalankan atau melaksanakan suatu pekerjaan.
Pada kesempatan ini saya menyampaikan salah satu bentuk S.O.P yang saya susun berdasarkan pengalaman saya, yang dimana S.O.P ini mengatur tentang sistem dan aturan mengenai prosedure membuat surat divisi Legal (hukum) yang baik dalam suatu perusahaan.
Dan dari contoh yang saya berikan dibawah ini diharapkan dapat membantu siapapun yang membutuhkan gambaran standart merancang dan penyusunan S.O.P dalam di tempat kerjanya masing-masing.
SOP Membuat Surat Divisi Legal
1. Research Dasar Surat:
- Melakukan research peristiwa hukum (kronologi) terkait, dan melengkapi bukti-bukti terkait.
- Melakukan research dasar hukum terkait peristiwa hukum (kronologi) tersebut, sebagai dasar yang menguatkan isi surat.
2. Format Draft Surat:
- Format draft surat sesuai standart surat masing-masing Perusahaan dengan memperhatikan: Font, Size font, Size Paper.
- Ketentuan umum point surat harus memiliki : Nomor Surat, Tanggal Surat, Lampiran Surat, Kepada Yth, Alamat tujuan surat, Nama Penerima (Up), Perihal surat, Isi surat, Hormat kami (PT. …. ), Nama dan tandatangan pengirim surat, serta bagian Tembusan surat (apabila dibutuhkan).
- Untuk Surat yang bersifat meminta konfirmasi, klarifikasi, tanggungjawab, peringatan, somasi, dan sejenisnya wajib mencantumkan ketentuan tentang jangka waktu untuk membalas surat minimal 3 x 24 jam sejak surat kirimkan.
3. Draft dan Review Surat:
- Draft surat harus dikerjakan dalam waktu maksimal 1 (satu) hari di hari kerja yang sama saat permintaan pembuatan surat, apabila kondisi data dan informasi yang diperlukan belum lengkap maka harus dilengkapi maksimal dalam waktu 1 x 24 jam.
- Draft surat harus terlebih dahulu minta di review minimal oleh seorang rekan kerja dan atasan.
- Draft surat harus mendapat persetujuan atasan terlebih dahulu sebelum dikirim kepada pihak terkait.
4. Print Surat:
- Draft Surat yang sudah selesai di review dan di revise selanjutnya langsung diprint dengan Kop Surat Perusahaan yang bersangkutan.
- Surat yang telah diprint out langsung diajukan proses tandatangan kepada Pimpinan atau pihak yang berkaitan yang diberi kewenangan untuk menandatangani surat.
- Apabila surat atas nama Pribadi maka tidak menggunakan Kop surat.
5. Scan Surat:
- Surat wajib di scan sebelum dikirim kepada pihak terkait.
- Scan Surat wajib diarsip.
6. Pengiriman:
- Surat wajib dikirimkan dihari yang sama setelah ditandatangani dengan tanda terima yang jelas, berupa : nama penerima, tandatangan, tanggal, dan stempel pihak yang menerima.
- Scan Surat dan tandaterima surat wajib dikirimkan kepada divisi terkait atau pihak terkait yang meminta untuk dibuatkan surat.
- Apabila ada tembusan surat maka harus dikirim dihari yang sama setelah ditandatangani, maksimal 1 (satu) hari kedepan.
7. Follow Up Surat:
- Surat wajib di follow up oleh yang membuat surat.
- Apabila surat memiliki tanggal batasan untuk dibalas, tetapi tidak juga mendapat balasan maka Surat kedua dan selanjutnya wajib kembali dikirimkan.
8. Surat Balasan:
- Surat yang mendapat jawaban atau balasan Asli surat wajib diarsip oleh Legal.
- Surat balasan wajib untuk dibalas atau ditanggapin maksimal 3 x 24 Jam sejak surat diterima.
Demikian Standard Operating Procedure (SOP) ini dibuat untuk dapat dijalankan dan ditaati oleh Legal, dan dapat direvisi dari waktu ke waktu oleh atasan berdasarkan kebutuhan di Perusahaan.
Jakarta, …. Maret 2017
Legal PT. ………………
Pada dasarnya S.O.P yang dibuat setiap orang bisa berbeda-beda dari tujuan, bentuk, susunan, maupun tampilannya, akan tetapi yang paling penting adalah dibuat atau disusun berdasarkan kebutuhan masing-masing Perusahaan dengan evaluasi yang berkelanjutan serta penerapan atau pelaksanaan oleh setiap orang (karyawan perusahaan).
RICKY ARITONANG & PARTNERS 
Tinggalkan komentar